Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für Maklia, das KI-Experten-Angebot der InnoBrain GmbH für Immobilienmakler, erreichbar unter maklia.de. Sie gilt ebenso für den technischen Endpunkt maklia.inno-brain.de, über den bestehende Verbindungen zu KI-Assistenten weiterhin abgewickelt werden.

Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder den Dienst Maklia nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie der nachfolgenden Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf diesen Seiten

Die Datenverarbeitung erfolgt durch die InnoBrain GmbH als Betreiberin. Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie sie uns mitteilen, etwa Objektangaben für ein Exposé oder Ihre Zugangsdaten. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Seiten durch unsere IT-Systeme erfasst, vor allem technische Daten wie Browsertyp oder Uhrzeit des Seitenaufrufs. Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung zu gewährleisten; ein Tracking Ihres Nutzerverhaltens zu Werbezwecken findet nicht statt.

Verantwortliche Stelle

InnoBrain GmbH
Theaterstraße 26
97070 Würzburg
Deutschland
E-Mail: support-maklia@inno-brain.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Hosting

Der Dienst wird auf einem dedizierten Cloud-Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben, den die InnoBrain GmbH selbst verwaltet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zur Ausfallsicherheit erstellen wir tägliche Sicherungen auf dem Server sowie automatische Server-Backups bei Hetzner mit sieben rotierenden Tagesständen auf derselben Infrastruktur in Deutschland. Gelöschte Daten können in diesen Sicherungen für die Dauer der Backup-Rotation fortbestehen, bevor sie auch dort überschrieben werden.

Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seiten nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (zum Beispiel steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Testphase, Buchung und Zahlungsabwicklung

Für den Plattformzugang speichern wir Beginn und Ende des kostenlosen Zeitraums, das zugeordnete Angebot, gebuchte Nutzerlizenzen, eingelöste Empfehlungs-Freimonate und den Abostatus. Bei einer ausdrücklichen Buchung halten wir die gewählten Nutzer, Preis, Angebotsfassung und Bestätigungszeitpunkt fest. Zum Ablauf des kostenlosen Zugangs können Büro-Verwalter sachliche Hinweise erhalten.

Kostenpflichtige Plattform-Abos und Kurskäufe werden über Stripe abgewickelt. Zahlungs- und Rechnungsdaten geben Sie bei Stripe ein. Maklia übermittelt die Buchungszuordnung, den Preis und die Anzahl; bei Kurskäufen auch die für den Rechnungsempfänger benötigten Bürodaten. Wir erhalten Zahlungsstatus sowie Kunden-, Buchungs- und Abo-Kennungen. Vollständige Kartendaten werden nicht in Maklia gespeichert. Informationen zur Verarbeitung durch Stripe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe. Für die Aufbewahrung gilt der Abschnitt „Speicherdauer“ einschließlich etwaiger gesetzlicher Pflichten.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an support-maklia@inno-brain.de wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung können Sie die Einschränkung verlangen.
Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig geschah oder geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung verlangen.
Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen brauchen, können Sie statt der Löschung die Einschränkung verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, können Sie die Einschränkung verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung eingeschränkt haben, dürfen diese Daten, von ihrer Speicherung abgesehen, nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort für den Zugang Ihres Büros. Freiwillig zusätzlich Ihre Funktion im Büro (zum Beispiel „Marketing"), damit die KI-Assistenten Sie passend ansprechen; Sie können sie jederzeit im Chat ändern oder löschen lassen.
Bürodaten: Name Ihres Büros sowie die von Ihnen hinterlegten Gestaltungsangaben (Farben, Logo, Kontaktdaten) für die Exposé-Erstellung. Dazu das Firmenprofil Ihres Büros (Standorte, Einzugsgebiet, Leistungen, Zielgruppen und ähnliche Angaben), das im Chat entsteht und nur mit den von Ihnen bestätigten Werten gespeichert wird.
Team-Einladungen: Wenn ein Büro-Verwalter Kolleginnen oder Kollegen einlädt, verarbeiten wir die angegebene E-Mail-Adresse, den einladenden Zugang und den Zeitpunkt, um die Einladungs-E-Mail zu versenden. Der Einladungs-Link ist zeitlich begrenzt gültig; das Einladungs-Geheimnis speichern wir nur als Prüfsumme.
Verbindungsdaten des KI-Connectors: Bei der Verbindung Ihres KI-Kontos (Claude oder ChatGPT) werden Zugriffsschlüssel (OAuth-Tokens) gespeichert, damit Ihr Konto den Dienst nutzen darf.
Inhaltsdaten: Objektangaben, die Sie zur Erstellung von Exposés übermitteln, sowie die daraus erzeugten PDF-Dateien. Die Objektangaben selbst speichern wir nicht, sie werden ausschließlich für die Erzeugung des PDF verarbeitet.
Stilprofil: Wenn Sie die Stilanalyse nutzen, speichern wir die von Ihnen bestätigte Beschreibung Ihrer Schreibstimme (Ansprache, Merkmale, typische Wendungen, Themen, Quelle) sowie einige Beispielposts als Referenz. Was gespeichert ist, sehen Sie jederzeit im Bereich „Dein Büro"; Sie können es im Chat überschreiben oder von uns löschen lassen.
Eigene Rollen: Von Ihrem Büro angelegte Rollen-Briefings. Jede Rolle ist entweder büroweit (für alle Zugänge Ihres Büros sichtbar) oder privat: Private Rollen sieht und nutzt im Arbeitsbereich ausschließlich der Zugang, der sie angelegt hat.
Handbuch: Freigegebene Kapitel mit Inhalt, Quelle, verantwortlichem Zugang und Prüfdatum; bis zu zehn frühere Fassungen. Vorschläge bleiben bis zur Freigabe aus den Rollen-Briefings ausgeschlossen und sind für den einreichenden Zugang und die Büro-Verwalter sichtbar.
Arbeitsstände: Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Arbeitsergebnisse zum späteren Fortsetzen. Dazu gehören kurze Arbeitsnotizen und bei gesicherten Exposés die verwendeten Inhalte einschließlich Objektangaben und Bildverweisen. Vor dem Speichern zeigt Maklia, ob der Stand im Chat und Arbeitsbereich nur für Ihren Zugang oder für alle Zugänge Ihres Büros sichtbar ist. Bis zu zehn frühere Fassungen bleiben zur Wiederherstellung erhalten. Arbeitsstände und ihre früheren Fassungen werden 30 Tage nach der letzten Änderung gelöscht. Die KI-Assistenten werden angewiesen, keine personenbezogenen Daten Ihrer Kunden in freie Arbeitsnotizen zu schreiben.
Aufgaben (im Büro-Bereich „Aufgaben"): Die gemeinsame Aufgabenliste Ihres Büros mit Titel, optionaler Beschreibung, Fälligkeit, Zuständigkeit und einem Ergebnis-Vermerk beim Abschließen, dazu ein Verlauf, wer eine Aufgabe wann angelegt, übernommen, an ein KI-Werkzeug übergeben oder abgeschlossen hat und aus welchem KI-Chat der Schritt kam. Eine Aufgabe kann an eines der von Ihrem Büro verbundenen KI-Chat-Programme übergeben werden; welche Ziele dafür infrage kommen, entscheidet die KI-Vereinbarung Ihres Büros anhand der von Ihnen je Aufgabe erklärten Datenklasse, und jede Übergabe wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung im Chat wirksam. Der dabei bestätigte Auftragstext wird an der Aufgabe gespeichert; der Verlauf hält fest, an welches Werkzeug und mit welcher Datenklasse übergeben wurde. Nutzt Ihr Büro daneben onOffice, kann Ihr KI-Chat dort gelesene Aufgaben in die Liste spiegeln; Maklia speichert dann zusätzlich die Quelle und die Aufgaben-Nummer aus onOffice. Das Lesen und jedes Zurückschreiben geschieht ausschließlich über den onOffice-Zugang Ihres eigenen KI-Chats; Maklia selbst hat keinen Zugriff auf Ihr onOffice und speichert dafür keine Zugangsdaten. Aufgaben sind für alle Zugänge Ihres Büros sichtbar; tragen Sie nur ein, was zum Erledigen gebraucht wird. Bei eingeschalteter Datensparsamkeit steht die Liste nur im Büro-Bereich, nicht in den Chats.
Nutzungsdaten der Werkzeug-Aufrufe: Ein Werkzeug ist eine Fähigkeit, die Maklia Ihrem KI-Chat mitgibt; aufgerufen wird es von Ihrem Assistenten, nicht von Ihnen selbst. Je Aufruf speichern wir ausschließlich technische Metadaten (Name des Werkzeugs, betroffenes Büro und Zugang, Erfolg oder Fehlerklasse, Dauer). Inhalte und Eingaben des Aufrufs werden dabei nicht gespeichert.
Bewertungen der Maklia-Rollen: Bewerten Sie eine von uns gepflegte Rolle mit Sternen, speichern wir diese Note zusammen mit Ihrem Zugang und Ihrem Büro, damit Sie Ihre eigene Bewertung wiederfinden, ändern und zurückziehen können. Anderen Nutzern zeigen wir ausschließlich den Durchschnitt aller Bewertungen einer Rolle und deren Anzahl, und den Durchschnitt erst ab drei Bewertungen. Einzelne Noten, Namen oder Büros sind darin nicht erkennbar.
Feedback: Rückmeldungen, die Sie über die Feedback-Funktion senden.
Protokolldaten: Technische Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse) zur Sicherstellung des Betriebs.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten zur Bereitstellung des Dienstes und zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität des Betriebs sowie zur Verbesserung des Dienstes (jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nutzung über KI-Assistenten (Claude, ChatGPT)

Sie nutzen Maklia über Ihren eigenen KI-Assistenten, derzeit Claude (claude.ai bzw. Claude Code) von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI. Die Verarbeitung Ihrer Eingaben im KI-Assistenten erfolgt im Rahmen Ihres eigenen Vertrags mit dem jeweiligen Anbieter; es gilt dessen Datenschutzerklärung. Maklia stellt dem Assistenten Werkzeuge und Arbeitsanweisungen bereit und erhält nur die Anfragen, die Ihr Assistent über den Connector an den Dienst richtet.

Das betrifft auch das Training von KI-Modellen: Ob Ihr Anbieter die Unterhaltungen in Ihrem KI-Konto dafür verwendet, richtet sich nach dem dort gewählten Tarif und Ihren Einstellungen bei diesem Anbieter. Darauf haben wir keinen Einfluss, und wir können es Ihnen deshalb auch nicht zusichern. Unsere Zusage, Ihre Inhalte nicht zum Training zu verwenden, gilt für die Verarbeitung bei uns. Prüfen Sie die Einstellung bitte in Ihrem KI-Konto.

Analyse Ihrer eigenen Website

Auf Ihre ausdrückliche Anweisung im Chat liest Maklia die von Ihnen genannte Website Ihres Büros serverseitig, um daraus Gestaltungs-Vorschläge (Farben, Schriften, Logo) und Vorschläge für das Firmenprofil abzuleiten. Gelesen werden ausschließlich öffentlich erreichbare Seiten dieser einen Website (zum Beispiel Startseite, Impressum, „Über uns", Team, Leistungen), begrenzt auf wenige Seiten je Analyse. Die abgerufenen Seiteninhalte speichern wir nicht; sie werden nur im laufenden Chat verarbeitet. Gespeichert wird erst, was Sie danach ausdrücklich bestätigen. Nennt die Website Teammitglieder, erscheinen sie im Vorschlag nur so, wie die Website sie selbst öffentlich nennt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Team-Einladungen

Ein Büro-Verwalter kann Kolleginnen und Kollegen per E-Mail zu Maklia einladen. Wir verwenden die angegebene E-Mail-Adresse ausschließlich für den Versand der Einladung und die Zuordnung zum Büro. Die Einladung läuft automatisch ab, wenn sie nicht angenommen wird; danach hat der Link keine Funktion mehr. Existiert zu einer eingeladenen Adresse bereits ein Konto, informieren wir nur das Postfach dieser Adresse, ohne dem einladenden Büro den Kontostand der Adresse mitzuteilen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Büro (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Kontoverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Stilanalyse Ihrer eigenen Social-Media-Profile

Auf Ihre ausdrückliche Anweisung im Chat liest Maklia die letzten öffentlich sichtbaren Beiträge eines Social-Media-Profils Ihres Büros (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok), um daraus Ihre Schreibstimme abzuleiten. Das Werkzeug fragt vorher ausdrücklich, ob das Profil Ihrem Büro gehört. Profile Dritter sind dafür nicht vorgesehen.

Vor dem ersten Abruf holt Maklia dazu die ausdrückliche Freigabe Ihres Büros ein. Sie wird im Chat erteilt, gilt danach für alle Zugänge Ihres Büros und ist mit Zeitpunkt und erteilendem Zugang festgehalten; den Stand sehen Sie im Bereich „Dein Büro". Ohne diese Freigabe wird nichts an einen externen Dienst übermittelt.

Für den Abruf setzen wir den Dienst der Apify Technologies s.r.o., Vodičkova 704/36, 110 00 Prag 1, Tschechien ein. Übermittelt wird dorthin ausschließlich die Adresse des Profils, das Sie benennen. Zurück kommen die öffentlich sichtbaren Beiträge dieses Profils. Nach Angaben des Anbieters verarbeitet er Daten vorrangig in der Europäischen Union und in den Vereinigten Staaten und stützt Übermittlungen in Drittländer auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Die abgerufenen Beiträge speichern wir nicht. Sie werden nur im laufenden Chat verarbeitet, aus dem Ihre Schreibstimme abgeleitet wird. Gespeichert wird erst, was Sie danach ausdrücklich bestätigen: das Stilprofil und die von Ihnen freigegebenen Beispielposts. Zum Abruf selbst führen wir eine technische Verbrauchszeile (Plattform, verwendeter Dienst, Anzahl der Beiträge, Kosten, Status), Inhalte stehen darin nicht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Enthalten die abgerufenen Beiträge personenbezogene Daten Dritter, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag.

Rückrufe über Ihren KI-Telefonassistenten (fonio)

Büros mit eigenem fonio-Konto können Maklia im Chat anweisen, einen Rückruf über ihren KI-Telefonassistenten zu starten, wenn die angerufene Person diesen Rückruf zuvor selbst angefordert hat. Auf Ihre ausdrückliche Anweisung übermitteln wir dazu die von Ihnen angegebene Rufnummer sowie den von Ihnen angegebenen Gesprächskontext (etwa Name, Anlass, Objekt) an die fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich, mit der Ihr Büro einen eigenen Vertrag unterhält. Der Anruf selbst findet vollständig bei fonio statt; dort gelten die Datenschutzbestimmungen Ihres fonio-Vertrags.

Maklia speichert standardmäßig weder die Rufnummer noch Gesprächsinhalte. Zum Start des Rückrufs führen wir eine technische Verbrauchszeile: Zeitpunkt, Büro, auslösender Zugang, ob es ein Testanruf war und ob fonio den Anruf angenommen hat (bei Ablehnung mit dem Fehlergrund). Rufnummern und Inhalte stehen darin nicht; Ihr Büro sieht diese Einträge selbst auf seiner KI-Telefonie-Seite. Der für den Zugriff nötige fonio-Zugangsschlüssel Ihres Büros wird bei uns verschlüsselt gespeichert.

Optional kann der Verwalter Ihres Büros auf der KI-Telefonie-Seite den Empfang von Gesprächsergebnissen aktivieren. Dann übermittelt fonio nach jedem Anruf eine kurze Ergebnis-Zusammenfassung an Maklia; wir speichern sie zur Verbrauchszeile des Anrufs, Ihr Büro sieht sie in seiner Anruf-Historie und der KI-Chat Ihres Büros weist in der nächsten Unterhaltung darauf hin. Eine Übernahme in Ihr CRM (etwa onOffice) erfolgt ausschließlich durch Sie selbst über Ihren eigenen CRM-Zugang im KI-Client, nie durch Maklia. Vollständige Transkripte und Aufzeichnungen speichern wir auch dann nicht. Um die Zusammenfassung dem richtigen Anruf zuzuordnen, speichern wir während des aktivierten Empfangs eine mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsumme der gewählten Rufnummer, aus der sich die Nummer nicht zurückrechnen lässt. Zusammenfassungen werden spätestens 90 Tage nach dem Anruf automatisch gelöscht; beendet Ihr Büro den Empfang, löschen wir alle gespeicherten Zusammenfassungen sofort.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die personenbezogenen Daten der angerufenen Person verarbeiten wir dabei in Ihrem Auftrag; verantwortlich für die Zulässigkeit des Anrufs bleibt Ihr Büro.

Fehler-Monitoring

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler betreiben wir ein eigenes Fehler-Monitoring (Sentry) auf einem eigenen Server der InnoBrain GmbH. Bei einem Fehler werden dort technische Angaben zum Fehlerhergang verarbeitet (zum Beispiel Zeitpunkt, betroffene Funktion, technische Kennungen). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dienste von Drittanbietern kommen dafür nicht zum Einsatz.

Auswertung zur Verbesserung des Dienstes

Wir werten aus, wie Maklia genutzt wird, um den Dienst weiterzuentwickeln und Fehler zu finden. Grundlage dafür sind die oben genannten Nutzungsdaten der Werkzeug-Aufrufe: Name des Werkzeugs, betroffenes Büro und Zugang, Erfolg oder Fehlerklasse und Dauer. Daraus entstehen Auswertungen wie „welche Rollen werden am häufigsten geladen" oder „an welcher Stelle bricht ein Vorgang ab". Die Inhalte und Eingaben eines Aufrufs stehen darin nicht.

Die Inhalte, die Sie an Maklia übergeben, nutzen wir für diesen Zweck nur in aggregierter und anonymisierter Form, aus der sich weder Ihr Büro noch eine Person ergibt. Einzelne Inhalte sehen wir uns darüber hinaus nur an, soweit das zur Bearbeitung einer konkreten Störung oder Ihrer Anfrage nötig ist. Zum Training eigener oder fremder KI-Modelle verwenden wir Ihre Inhalte nicht. Für die Verarbeitung in Ihrem eigenen KI-Konto gilt der Abschnitt „Nutzung über KI-Assistenten".

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, verlässlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; wenden Sie sich dafür an support-maklia@inno-brain.de.

Produkt-Hinweise per E-Mail

Nach der Anlage Ihres Zugangs erhalten Sie von uns vereinzelt E-Mails, die Sie beim Einstieg in Maklia begleiten: eine Willkommens-Mail sowie Hinweise auf Schritte und Funktionen, die Ihr Büro noch nicht eingerichtet hat, etwa das Verbinden mit Ihrem KI-Chat oder die KI-Vereinbarung. Welche Hinweise Sie erhalten, richtet sich allein danach, welche Funktionen Ihr Büro bereits nutzt; dafür werten wir die oben beschriebenen Nutzungsdaten der Werkzeug-Aufrufe und die in Ihrem Büro hinterlegten Einstellungen aus. Ein Öffnungs- oder Klick-Tracking findet in diesen E-Mails nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse daran, Sie auf ungenutzte Bestandteile des gebuchten Dienstes hinzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Jede dieser E-Mails enthält einen Abmeldelink, über den Sie die Produkt-Hinweise jederzeit ohne Anmeldung abbestellen können. E-Mails, die für den Betrieb Ihres Zugangs erforderlich sind (etwa zur Bestätigung Ihrer Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts oder Erinnerungen zur KI-Vereinbarung Ihres Büros), bleiben von der Abmeldung unberührt.

Reichweitenmessung (Fathom Analytics)

Für die Reichweitenmessung dieser Seiten nutzen wir Fathom Analytics, eine datenschutzfreundliche Webanalyse des kanadischen Anbieters Conva Ventures Inc. (BOX 37058 Millstream PO, Victoria, British Columbia, V9B 0E8, Kanada). Damit sehen wir, welche Seiten aufgerufen werden und über welche Quelle Besucher zu uns gelangen. Zusätzlich zählen wir die Nutzung öffentlicher Prompts, die Auswahl von Einstiegsangeboten und Videoabschnitten, den Abschluss einer Registrierung und die E-Mail-Bestätigung sowie Beginn und Erteilung einer Verbindung mit einem KI-Chat als anonyme Ereignisse. Die Ereignisnamen enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen, eingegebenen Suchbegriffe oder Prompt-Inhalte.

Fathom Analytics ist so ausgelegt, dass keine personenbezogenen Daten wie IP-Adressen gespeichert werden und kein Cookie gesetzt wird. Verarbeitet werden ausschließlich anonyme, nicht auf eine Person zurückführbare Angaben zur Nutzung der Seiten; eine Wiedererkennung einzelner Besucher über mehrere Besuche hinweg findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung zur Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da dabei weder personenbezogene Daten verarbeitet noch Cookies gesetzt werden, ist eine Einwilligung nicht erforderlich.

Die erhobenen Daten können in Kanada verarbeitet werden. Die Europäische Kommission hat für kommerzielle Angebote aus Kanada gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, der ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt.

Weitere Angaben zur Datenverarbeitung durch Fathom Analytics finden Sie in der Datenschutzrichtlinie des Anbieters unter https://usefathom.com/privacy.

Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und dort keinen Schaden anrichten. Diese Seiten verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, etwa für die Sitzung und den Anmeldeschutz beim Login. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies setzen wir nicht; auch die im Abschnitt „Reichweitenmessung" beschriebene Auswertung kommt ohne Cookies aus. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Die Speicherung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Dienste.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung der Seiten.

Anfrage per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; in allen übrigen Fällen beruht sie auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt; zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

Speicherdauer im Einzelnen

Erzeugte Exposé-PDFs und die zugehörigen Metadaten werden spätestens 7 Tage nach Erstellung automatisch gelöscht; genauso lange sind die Download-Links gültig. Ein zusätzlich bestätigter Arbeitsstand bleibt davon unabhängig bis 30 Tage nach der letzten Änderung erhalten.
Arbeitsstände werden 30 Tage nach der letzten Änderung automatisch gelöscht.
Abgeschlossene und verworfene Aufgaben werden 90 Tage nach dem Abschluss samt Verlauf automatisch gelöscht; offene Aufgaben bleiben, bis Ihr Büro sie abschließt oder verwirft.
Technische Nutzungsdaten der Werkzeug-Aufrufe werden ein Jahr aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Dasselbe gilt für die Verbrauchszeilen der Stilanalyse.
Das Stilprofil, das Firmenprofil und die freigegebenen Beispielposts bleiben gespeichert, bis Sie sie im Chat überschreiben oder wir sie auf Ihre Bitte löschen.
Nicht angenommene Team-Einladungen verfallen automatisch nach Ablauf des Einladungs-Links; angenommene gehen im neuen Zugang auf.
Zugriffsschlüssel des Connectors bleiben gespeichert, bis Sie die Verbindung in Ihrem KI-Konto trennen oder wir sie auf Ihre Bitte löschen.
Konto- und Bürodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
Gelöschtes bleibt 30 Tage wiederherstellbar: Löscht ein Büro eine eigene Rolle, einen Prompt, ein Handbuch-Kapitel oder ein Design-System, ist der Eintrag im Büro sofort verschwunden und liegt bei uns noch 30 Tage in einem Papierkorb, den nur wir sehen. Auf Bitte des Büros holen wir ihn in dieser Zeit zurück, danach wird er endgültig gelöscht. Dasselbe gilt für ein geschlossenes Büro mit allem, was daran hängt: Es ist ab dem Schließen für niemanden mehr zugänglich, alle Zugänge sind gesperrt und die Verbindungen zu KI-Chats sind widerrufen. Wer nicht warten will, bittet uns um die sofortige Löschung, dann entfernen wir den Eintrag vor Ablauf der Frist; beim Schließen eines Büros lässt sich die sofortige Löschung direkt im Dialog wählen.
Server-Logs werden turnusmäßig überschrieben.

Auftragsverarbeitung für Büros

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Maklerbüros verarbeiten, schließen wir mit diesem Büro auf Wunsch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er regelt, was wir mit den Daten dürfen, wie wir sie schützen, welche weiteren Auftragsverarbeiter wir einsetzen und wann wir die Daten löschen. Der Abschluss ist kostenlos.

Büro-Verwalter schließen den Vertrag elektronisch im Verwaltungsbereich ab (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) und können ihn dort jederzeit als PDF abrufen, zusammen mit dem Zeitpunkt des Abschlusses, dem bestätigenden Zugang und der abgeschlossenen Fassung.

Stand: 29. August 2026