Sicherheit & Datenschutz.
Hier erfährst du, welche Daten Maklia verarbeitet, was über euren KI-Anbieter läuft und wie ihr die Nutzung im Team regelt.
Wie Maklia mit Daten umgeht.
Diese Grundsätze gelten unabhängig von den Einstellungen deines Büros. Einzelheiten findest du in der Datenschutzerklärung.
- Die KI-Verarbeitung läuft in deinem eigenen KI-Konto, im Vertrag deines Büros mit dem KI-Anbieter.
- Maklia erhält nur die Anfragen, die du aktiv an die Werkzeuge richtest: kein Zugriff auf Postfach, CRM oder Dateiablage.
- Du entscheidest, welche Arbeitsergebnisse du sicherst. Erzeugte PDF-Exposés löschen wir nach 7 Tagen automatisch.
- Vertrag mit Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO; in deinem Bereich steht, was von deinem Büro gespeichert ist, wie lange es bleibt und wie du es löschen lässt.
Funktionen mit Personenbezug einschränken.
Ein Büro-Verwalter kann die Datensparsamkeit für das gesamte Büro einschalten. Maklia blendet dann Rollen und Werkzeuge mit Personenbezug aus, darunter Eigentümer-Ansprache, Nachfass, Eigentümer-Bericht und PDF-Exposé. Zusätzlich erhält deine KI die Anweisung, keine personenbezogenen Daten aus verbundenen Systemen abzurufen.
Grenzen der Datensparsamkeit
Der Modus beschränkt die Funktionen von Maklia. Er verhindert nicht, dass jemand Daten in einen Chat kopiert. Auch die Vereinbarungen mit eurem KI-Anbieter gelten weiterhin. Diese Grenzen bestätigt ein Büro-Verwalter vor dem Einschalten.
Die KI-Vereinbarung deines Büros.
Du legst fest, welche KI-Werkzeuge ihr für welche Aufgaben und Daten nutzen dürft. Die Teammitglieder lesen und unterschreiben die Vereinbarung. So ist nachvollziehbar, welche Regeln gelten und wer sie bestätigt hat.
Art. 4 der EU-KI-Verordnung betrifft die KI-Kompetenz der Beschäftigten. Die Vereinbarung unterstützt die Unterweisung im Büro. Welche Schulungen zusätzlich nötig sind, hängt von euren Aufgaben und Vorkenntnissen ab.
- Eine vorausgefüllte Vorlage hilft euch, Werkzeuge, Einsatzzwecke und den Umgang mit Daten festzulegen.
- Teammitglieder unterschreiben im Browser mit Maus oder Finger. Neue Mitglieder erhalten die Vereinbarung beim Einstieg.
- Zu jeder Unterschrift werden Person, Datum und Fassung dokumentiert. Alle Unterzeichnenden erhalten eine PDF-Kopie. Frühere Fassungen und Unterschriften bleiben nachvollziehbar.
- Die Übersicht zeigt, wer unterschrieben hat und wer noch fehlt. Von dort kannst du Erinnerungen versenden.
- Du legst die Gültigkeitsdauer der Unterschriften fest. Maklia erinnert vor Ablauf per E-Mail und fordert einmal jährlich zur Prüfung des Vereinbarungstextes auf.
- Du entscheidest, ob eine Unterschrift erforderlich ist. Solange sie fehlt, bleibt Maklia für diese Person gesperrt, auch in bereits verbundenen Chats.
Die Vereinbarung ist eine Vorlage, die ihr an euer Büro anpasst. Für den Inhalt bleibt ihr verantwortlich. Maklia kann den Zugang zu den eigenen Funktionen beschränken, aber die Nutzung anderer KI-Dienste nicht verhindern.
KI-Nutzung im Büro regeln.
Erstelle deinen Zugang und lege die Regeln für dein Büro fest. Teste Maklia ohne Kreditkarte und ohne automatisches Abo. Die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.