Irgendjemand im Büro hat längst ein Exposé in einem KI-Chat schreiben lassen, mit Name, Adresse und Kaufpreis darin. Mit der KI-Vereinbarung legst du einmal fest, welche Werkzeuge bei euch erlaubt sind, wofür und mit welchen Daten. Jedes Büromitglied liest sie und unterschreibt direkt im Browser, gezeichnet mit Maus oder Finger. Wer keinen Maklia-Zugang hat, bekommt sie per Mail und unterschreibt über seinen persönlichen Link oder auf Papier.
Das vollständige Dokument als PDF, mit allem, was Maklia vorausfüllt. Ohne Anmeldung.
Musterbüro Immobilien
Vereinbarung zur Nutzung von KI-Werkzeugen
Diese Vereinbarung regelt, wie wir bei Musterbüro Immobilien KI-Werkzeuge in der Arbeit einsetzen: welche Werkzeuge, wofür und mit welchen Daten. Sie gilt für alle im Büro und für jede berufliche Nutzung von KI, auch unterwegs und im Homeoffice.
2. Diese Werkzeuge sind freigegeben
| Werkzeug | Anbieter | Kundendaten |
|---|---|---|
| ChatGPT | OpenAI, USA | keine Kundendaten im Klartext, nur pseudonymisiert |
| Claude | Anthropic, USA | keine Kundendaten im Klartext, nur pseudonymisiert |
3. Dafür setzen wir KI ein
Seit Februar 2025 verlangt die EU-KI-Verordnung von jedem Betrieb, der KI einsetzt, dass die Menschen dort damit umgehen können (Art. 4). Genau das erklärt die Vereinbarung. Jede Unterschrift hält fest, wer eure Vereinbarung gelesen hat.
Die Vereinbarung ist eine Vorlage, die ihr an euer Büro anpasst; für den Inhalt bleibt ihr selbst verantwortlich und lasst ihn im Zweifel rechtlich prüfen. Durchsetzen kann Maklia sie dort, wo Maklia arbeitet: Was jemand in einem fremden Chat tut, kann sie regeln, aber nicht verhindern.
Zum Unterschreiben öffnet jede Person den Text im Browser. Gespeichert werden neben dem Namen der Zeitpunkt, der angemeldete Zugang und die Fassung, die dabei auf dem Schirm stand. Du kannst also jederzeit zeigen, was bei euch gilt und wer es bestätigt hat.
„Mit meiner Unterschrift bestätige ich: Ich habe diese Vereinbarung gelesen und verstanden und halte mich bei meiner Arbeit daran.“
22.08.2026, 09:14 Uhr · Fassung 1 · Durchschlag als PDF
Erinnern geht per Klick. Ist die Vereinbarung verpflichtend freigegeben, bleibt Maklia für die offene Person gesperrt, bis sie unterschrieben hat, auch in einem längst verbundenen Chat.
Für eine interne Regelung dieser Art: ja. Als Anweisung des Arbeitgebers an sein Team braucht sie keine besondere Form, auch keine qualifizierte elektronische Signatur. Worauf es ankommt, ist die Nachvollziehbarkeit. Die speichert Maklia mit: den angemeldeten Zugang, den Zeitpunkt, die IP-Adresse und die genaue Fassung, die dabei auf dem Schirm stand. Jede Unterschrift lässt sich als PDF öffnen, mit dem Wortlaut und dem Unterschriftsnachweis darin.
Ja, wenn ihr die Vereinbarung als verpflichtend freigebt. Ohne Unterschrift ist Maklia für diese Person dann gesperrt, auch in einem längst verbundenen Chat: Die Werkzeuge antworten nur noch mit dem Hinweis und dem Link zum Unterschreiben. Ist die Vereinbarung freiwillig freigegeben, erinnert Maklia nur, ohne zu blockieren. Umstellen kann ein Büro-Verwalter das jederzeit.
Der geführte Ablauf dauert zehn Minuten, unterschrieben wird im Browser. Kostenlos testen, ohne Kreditkarte und ohne automatisches Abo.